Auftrion im Überblick: Was die modulare Betriebssoftware für Schweizer KMU alles kann
Auftrion vernetzt Offerten, Aufträge, Einsatzplanung, Zeiterfassung und QR-Rechnung in einer modularen Software – speziell für Schweizer KMU. Erfahren Sie, welche Module es gibt und wie Sie den Überblick behalten.
Viele Schweizer KMU arbeiten noch mit Excel-Listen, E-Mail und Kleberli. Das funktioniert eine Weile, aber spätestens wenn die Aufträge zunehmen, wird es unübersichtlich. Termine gehen vergessen, Rapporte gehen verloren, und die Rechnungen müssen abends mühsam zusammengesucht werden. Genau hier setzt Auftrion an. Die modulare Betriebssoftware wurde für die Bedürfnisse von Schweizer KMU entwickelt – mit Funktionen, die den typischen Alltag von Handwerkern, Reinigungsfirmen, Hauswartungen, Gartenbauern, Umzugsunternehmen und Sicherheitsdiensten abbilden. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, was Auftrion alles kann und wie Sie davon profitieren.
Von der Offerte bis zur Schlussrechnung: Alle Prozesse an einem Ort
Der grösste Vorteil von Auftrion ist die durchgängige Abwicklung: Sie starten mit einer Anfrage, erstellen daraus eine Offerte, nach der Zusage wird daraus ein Auftrag, und am Schluss entsteht die Rechnung. Alles hängt zusammen, und Sie müssen keine Daten doppelt erfassen. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
Die Offertenerstellung bei Auftrion ist flexibel: Sie hinterlegen Ihre Positionen, Arbeitsleistungen und Materialkosten. Sie können Rabatte, Abzüge und Mehrwertsteuer direkt abbilden. Die Offerte kann digital mit Unterschrift zur Freigabe versendet werden – ganz ohne Papier. Wenn der Kunde unterschreibt, wird die Offerte automatisch zum Auftrag. Für sämtliche Schritte gibt es Vorlagen, die Sie nach Ihren Wünschen anpassen können.
Ein wichtiger Punkt für Schweizer KMU ist die QR-Rechnung. Auftrion erstellt sie automatisch aus Ihren Rechnungsdaten. Das heisst: keine manuelle Übertragung, kein zusätzliches Programm. Die Rechnung kann direkt aus dem Auftrag generiert und per E-Mail oder Post versendet werden. Auch Teilrechnungen oder Schlussrechnungen mit Akonto-Abzügen sind möglich. Die Zahlungseingänge können anschliessend im System mit dem offenen Posten abgeglichen werden.
Auch Gutschriften, Mahnwesen und die direkte Übergabe an Ihre Buchhaltung gehören dazu. Auftrion integriert sich so, dass Sie jederzeit wissen, wo Sie stehen – verknüpft mit der auftragsbezogenen Kostenrechnung.
Einsatzplanung, Zeiterfassung und mobile Dokumentation für Teams unterwegs
Für Unternehmen mit Aussendienst oder wechselnden Einsatzorten ist die Planung der Mitarbeitenden ein zentrales Thema. Auftrion bietet eine übersichtliche Einsatzplanung auf einer Tages-, Wochen- oder Monatsansicht. Sie sehen sofort, wer wo im Einsatz ist, welche Mitarbeitenden noch frei sind und welche Aufträge als Nächstes anstehen. Dabei können Sie Qualifikationen berücksichtigen – etwa, wenn für einen Einsatz ein Staplerführerschein oder eine spezielle Zertifizierung nötig ist.
Die mobile Zeiterfassung ist ein weiteres Highlight: Ihre Mitarbeitenden erfassen die geleisteten Stunden direkt auf dem Smartphone oder Tablet. Das funktioniert auch offline, falls der Empfang auf der Baustelle oder im Untergrund nicht verfügbar ist. Die erfassten Zeiten können Sie direkt mit dem Auftrag verknüpfen. So haben Sie immer eine aktuelle Grundlage für die Abrechnung und die Lohnverarbeitung.
Zur Einsatzdokumentation gehören digitale Rapporte, Checklisten, Fotos und Unterschriften des Kunden. Statt Papierformulare zu verwenden, können Ihre Mitarbeitenden direkt im Auftrag reportieren. Sie fügen Fotos vom ausgeführten Werk hinzu, lassen den Kunden per Finger unterschreiben und schicken den Report sofort ins Büro. Das spart nicht nur Papier, sondern auch Diskussionen, weil alles dokumentiert ist. Zusätzlich können Sie Qualitätskontrollen und Sicherheitschecks abbilden.
Diese Funktionen sind vor allem für Branchen wie Facility Management, Reinigung, Gartenbau, Umzüge und Sicherheitsdienste relevant. Aber auch Handwerksbetriebe profitieren davon, wenn sie täglich auf verschiedenen Baustellen unterwegs sind.
Material, Geräte und Personal: Auftrion als zentrales Werkzeug
Auch die Verwaltung von Material und Geräten lässt sich mit Auftrion einfach abbilden. Sie können alle Geräte erfassen, den Standort, den Zustand und die Wartungsintervalle. So sehen Sie sofort, wenn eine Maschine eine Inspektion benötigt. Das reduziert Ausfälle und verlängert die Lebensdauer Ihrer Geräte. Für Materialien können Sie Lagerbestände führen und automatisch eine Nachbestellung auslösen, sobald die Mindestmenge unterschritten ist.
Im Bereich Personalplanung unterstützt Auftrion mit Ferien, Schichten und Absenzen. Ihre Mitarbeitenden können Feriengesuche direkt stellen, und Sie behalten jederzeit den Überblick über die verfügbaren Ressourcen. Das ist besonders wichtig, wenn Sie viele Teilzeitkräfte oder Temporärpersonal beschäftigen.
Ein weiterer Baustein ist das Qualitätsmanagement. Sie können Reklamationen festhalten, den Status nachverfolgen und alle Schritte bis zur Lösung dokumentieren. Das ist nicht nur für zertifizierte Betriebe relevant, sondern hilft auch dabei, Prozesse zu verbessern und nachvollziehbar zu bleiben. Alle Nachweise – etwa für den Werkschutz oder die Reinigungsbranche – sind zentral abgelegt und können bei Bedarf exportiert werden.
Für welche Branchen eignet sich Auftrion?
Auftrion ist modular aufgebaut: Sie wählen nur die Module, die Sie wirklich brauchen. Das hält die Software schlank und kosteneffizient. Zu den typischen Anwendergruppen gehören:
- Reinigungsunternehmen: Einsatzplanung für Teams, Vertragsmanagement, Reinigungslisten, Qualitätskontrolle.
- Hauswartung & Facility Services: wiederkehrende Aufträge, Pikettplanung, Rapportierung an Liegenschaftsverwaltungen.
- Holzbau & Handwerk: Offerten, Positionen, Arbeitsrapporte, Materialverwaltung.
- Gartenbau & Landschaftspflege: Saisonplanung, Maschinenverwaltung, Leistungsnachweise.
- Umzugsunternehmen & Logistikteams: Tourenplanung, Equipmentverwaltung, Abnahmeprotokolle.
- Sicherheitsdienste: rund um die Uhr, Schichtplanung, mobile Dokumentation.
Die Software ist aber nicht auf diese Branchen beschränkt. Wenn Sie Dienstleistungen erbringen, die mit Aufträgen, Terminen und Rechnungen zu tun haben, lohnt sich ein Blick. Auf der Branchenübersicht finden Sie weitere Beispiele und detaillierte Nutzungsszenarien.
So finden Sie heraus, ob Auftrion zu Ihrem KMU passt
Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie Ihre eigenen Prozesse genau kennen. Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Wie viele Schritte benötigt ein Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung?
- Wo gibt es heute Brüche oder Medienbrüche (z.B. Excel → E-Mail → Papier)?
- Wie viel Zeit investieren Sie wöchentlich in die Planung und Administration?
- Welche Informationen brauchen Ihre Mitarbeitenden auf dem Bau oder beim Kunden?
Wenn Sie merken, dass Sie mehr als zwei verschiedene Tools oder Dateien für die Auftragsabwicklung verwenden, ist Auftrion einen Test wert. Die modulare Bauweise erlaubt einen einfachen Einstieg – Sie müssen nicht ein riesiges ERP-Projekt aufgleisen. Sie können mit einer Kernfunktion starten und später weitere Module aktivieren. Das ist ein entscheidender Vorteil gegenüber klassischen ERP-Systemen, die oft komplex und teuer sind. Eine fairer Vergleich zwischen Branchensoftware und ERP findet sich in unserem Beitrag Branchensoftware oder ERP: Was Ihr KMU wirklich braucht.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Schweizer Entwicklung. Auftrion ist auf die hiesigen Gegebenheiten zugeschnitten: QR-Rechnung, Mehrwertsteuer, Ferien und Feiertage pro Kanton. Das erleichtert die tägliche Arbeit ungemein, weil Sie keine nationalen Sonderlösungen mehr selbst abbilden müssen.
Die Entscheidung für eine neue Betriebssoftware ist eine Investition. Aber mit Auftrion investieren Sie in ein Werkzeug, das mit Ihrem Betrieb mitwächst. Sie können jederzeit Module dazubuchen oder anpassen. So haben Sie eine Lösung, die sich Ihren Prozessen anpasst und nicht umgekehrt.
Fazit: Auftrion bringt Ordnung in die Auftragsabwicklung
Schweizer KMU verzetteln sich oft in administrativen Aufgaben. Auftrion hilft, diese Aufgaben zu bündeln und zu automatisieren – praxisnah ohne überflüssigen Ballast. Die Software begleitet Sie von der ersten Offerte bis zur bezahlten Rechnung, unterstützt Ihre Teams im Aussendienst mit mobilem Arbeiten und gibt Ihnen dank Auswertungen immer den vollen Überblick.
Wenn Sie neugierig geworden sind, schauen Sie sich die Funktionen an oder fordern Sie eine persönliche Demo an. Sie können auch direkt die Preise auf der Website einsehen, um zu sehen, ob Auftrion für Ihr Budget passt. Der nächste Schritt liegt bei Ihnen – Ihre Administration wird es Ihnen danken.
