Allgemeine Geschäftsbedingungen von Auftrion

1. Geltungsbereich und Vertrag

Diese AGB regeln die entgeltliche oder testweise Nutzung der webbasierten SaaS-Lösung Auftrion durch Unternehmen und andere gewerbliche Organisationen. Der registrierte Mandant ist Vertragspartner und verantwortlich für seine Benutzerkonten, Konfigurationen und betrieblichen Prozesse. Individuelle schriftliche Vereinbarungen, zwingendes Recht sowie anwendbare Gesamt- oder Normalarbeitsverträge gehen vor.

2. Leistungsumfang

Auftrion unterstützt insbesondere Kunden- und Einsatzverwaltung, Offerten und Rechnungen, Swiss-QR-Zahlteile, Zeiterfassung, Personal- und Dokumentprozesse, Ferien und Abwesenheiten, Lohnunterlagen, Besichtigungen, Geräte- und Lagerzuordnung, Standort- und Ersatzkoordination sowie optionale KI-Funktionen. Ein Anspruch auf bestimmte zukünftige Funktionen besteht nur bei ausdrücklicher Vereinbarung.

3. Mandantentrennung, Rollen und Benutzer

Die Plattform wird als Multi-Tenant-System betrieben. Zugriffe werden technisch anhand von Mandant, Benutzer, Rolle und Berechtigung eingeschränkt. Der Mandant vergibt Rechte nach dem Need-to-know-Prinzip, prüft sie regelmässig und deaktiviert ausgeschiedene oder nicht mehr benötigte Konten unverzüglich. Administratoren müssen sichere Passwörter und angebotene Zwei-Faktor-Authentisierung verwenden.

4. Pflichten des Mandanten

Der Mandant erfasst nur rechtmässig erhobene und sachlich richtige Daten, informiert betroffene Personen, beachtet Aufbewahrungs- und Löschpflichten und prüft automatisch erzeugte Ergebnisse. Er stellt geeignete Endgeräte, Netzwerkzugang, organisatorische Ersatzverfahren und geschulte Benutzer bereit. Zugangsdaten dürfen nicht geteilt werden.

5. Mitarbeiter-, Gesundheits- und Lohndaten

Der Mandant ist für die arbeits- und datenschutzrechtliche Zulässigkeit seiner Personalprozesse verantwortlich. Gesundheitsdaten, Arztzeugnisse, Lohninformationen, Verträge und Disziplinardokumente sind besonders restriktiv zu berechtigen. Automatisch erzeugte Lohnabrechnungen, Lohnausweise, Arbeitsverträge und Zahlungsentwürfe müssen vor der definitiven Verwendung fachlich geprüft werden.

6. Standortdienste

Standortdienste sind standardmässig deaktiviert. Der Mandant kann sie freiwillig oder als klar bezeichneten betrieblichen Prozess konfigurieren. Die Option «für Arbeitsstart erforderlich» ist keine eigenständige rechtliche Grundlage. Vor Aktivierung muss der Mandant Zweck, Erforderlichkeit, Verhältnismässigkeit, mildere Mittel, Mitarbeiterinformation, Zugriffsberechtigung, kurze Aufbewahrung sowie ein Verfahren für Einwände und technische Ausfälle prüfen. Eine primär auf Verhaltens- oder Leistungskontrolle gerichtete Dauerüberwachung ist nicht Zweck der Funktion.

Die Web-App übermittelt technisch nur bei geöffneter App, erteilter Geräteberechtigung und während einer aktiven Arbeitsphase beziehungsweise eines unmittelbar ausgelösten Start-Checks. Browser- oder Betriebssystemberechtigungen können durch Auftrion nicht umgangen oder heimlich erzwungen werden.

7. Geräte, QR-Codes und Lagerbestände

QR-Ausgaben dokumentieren die betriebliche Übergabe von Geräten oder Lagerartikeln an ein Mitarbeiterkonto. Der Mandant bleibt verantwortlich für Inventur, Wartung, Instruktion, Sicherheitsprüfung, Rücknahme, Fehlmengen und buchhalterische Behandlung. QR-Zuordnungen ersetzen keine gesetzlich oder versicherungsrechtlich erforderlichen Kontrollen.

8. KI-gestützte Funktionen

KI-Ausgaben sind Vorschläge. Sie können unvollständig oder falsch sein und dürfen ohne menschliche Prüfung nicht als verbindliche Rechts-, Lohn-, Sicherheits-, Preis- oder Personalentscheidung verwendet werden. Der Mandant minimiert übermittelte Personendaten und beachtet die Hinweise zu eingesetzten Unterauftragnehmern und Datenstandorten.

9. Auftragsbearbeitung und AVV

Soweit Auftrion Personendaten im Auftrag des Mandanten bearbeitet, gilt der separat einsehbare Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV) einschliesslich Anlagen zu technischen und organisatorischen Massnahmen und Unterauftragnehmern. Der AVV ist Bestandteil der Vertragsbeziehung, ersetzt aber nicht die eigene Verantwortlichkeit des Mandanten für Zwecke, Rechtsgrundlagen, Information und Weisungen.

10. Verfügbarkeit, Wartung und Änderungen

Der Anbieter bemüht sich um einen zuverlässigen Betrieb. Wartungen, Sicherheitsupdates, Drittanbieter-, Netzwerk-, Geräte- oder Hostingstörungen können die Verfügbarkeit zeitweise einschränken. Sicherheitsrelevante Änderungen dürfen kurzfristig eingespielt werden. Kritische Betriebsabläufe sind durch zumutbare organisatorische Ersatzverfahren abzusichern.

11. Datensicherung, Export und Vertragsende

Der Mandant nutzt verfügbare Exportfunktionen und bewahrt gesetzlich erforderliche Belege ausserhalb der Plattform auf, soweit dies für sein Risikoprofil erforderlich ist. Nach Vertragsende wird ein angemessener Exportzeitraum gewährt, sofern keine Sperre, gesetzliche Pflicht oder abweichende Vereinbarung besteht. Danach werden Mandantendaten gemäss AVV und Löschkonzept gelöscht oder anonymisiert.

12. Haftung

Die Haftung richtet sich nach Schweizer Recht. Soweit gesetzlich zulässig, ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit, mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn und Schäden aus ungeprüfter Übernahme automatischer Vorschläge beschränkt beziehungsweise ausgeschlossen. Haftung für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit sowie weitere zwingend nicht ausschliessbare Tatbestände bleibt unberührt.

13. Nachweis der Zustimmung

Bei einer erforderlichen Annahme protokolliert Auftrion den angemeldeten Benutzer, Mandanten, Dokumenttitel, Version und Inhalts-Hash, Annahmezeitpunkt, IP-Adresse, Browserangaben, Anmeldemethode und eine technische Request-ID. Diese Daten dienen ausschliesslich dem Vertragsnachweis, der Informationssicherheit und der Streitklärung. Sie werden zugriffsbeschränkt und grundsätzlich nur solange aufbewahrt, wie dies für diese Zwecke und anwendbare Aufbewahrungs- oder Verjährungsfristen erforderlich ist.

14. Änderungen und Mitteilungen

Wesentliche Änderungen dieser AGB werden im System veröffentlicht und bei Bedarf erneut zur Annahme vorgelegt. Sicherheits- oder rein technische Änderungen dürfen ohne erneute Annahme erfolgen, sofern Rechte und Pflichten nicht wesentlich verschlechtert werden.

15. Anwendbares Recht und Gerichtsstand

Es gilt Schweizer Recht. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz des Anbieters. Kontakt für Vertragsfragen: support@auftrion.ch.